Юридические лица и предприниматели обязаны сдавать 6 НДФЛ. Этот отчет появился несколько лет назад и отличается от привычного 2 НДФЛ тем, что содержит сведения обо всех физических лицах. Отчетность формируется по данным налогового регистра.
Зачем нужен этот документ?
Организации обязаны создавать налоговые регистры и отражать в них обобщенные сведения, необходимые для расчета сборов в бюджет. По НДФЛ заполняется отдельный документ. Его составление преследует следующие цели:
Проверка со стороны контролирующих органов, своевременности и правильности
- уплаты налогов;
- проверка данных, предоставляемых ИФНС, самими налогоплательщиками;
- упрощение процесса заполнения налоговой отчетности.
Законодательно не установлено типовых форм налоговых регистров. Это означает, что предприятие может разработать документ самостоятельно, в свободной форме.
Важно! Рекомендуется утвердить формы документов в учетной политике организации.
К составлению документа предъявляются следующие требования:
- Данные должны заполняться непрерывно в хронологическом порядке;
- структура регистра должна быть простой и понятной;
- включаются все сведения, влияющие на формирование налоговой базы;
- заполняется в специализированных, электронных программах или на бумаге.
На главной странице формы указываются реквизиты налогового агента. Сама форма представлена в виде таблицы. Для заполнения документов в табличной форме удобно использовать Excel. Благодаря функции поиска в документе легко можно найти необходимые данные. Таблица также имеет и другие возможности, упрощающие работу с данными:
- Сортировка и фильтры;
- Математические формулы. Использование формул программы позволяет во многом автоматизировать ввод данных. Благодаря соответствующим настройкам Excel, при заполнении прибыли физических лиц можно автоматически рассчитать налог с учетом вычетов и других нюансов.
Несмотря на то, что регистр налогового учета по НДФЛ самостоятельно разрабатывается и утверждается каждой организацией, предусмотрен порядок, где обязательно должны отражаться:
- Сведения о сотрудниках компании, позволяющие четко идентифицировать каждого налогоплательщика (ФИО работника, дата рождения, ИНН, адрес и т.д.);
- налоговый статус сотрудника;
- перечень доходов;
- сведения по налоговым вычетам и суммам, которые могут уменьшить базу для расчета;
- дату выплаты вознаграждений;
- размер рассчитанного и удержанного налога;
- даты удержания и перечисления НДФЛ;
- реквизиты платежного поручения по уплате налога.
Помимо указанных данных для заполнения налогового регистра можно отразить дополнительную информацию:
- Ставка налога;
- авансовые платежи (если работают иностранцы по патенту);
- налог, который не получилось удержать;
- налог, возвращенный предприятием;
- дату получения дохода;
- крайний срок уплаты налога, по закону.
Внимание! Если организация уже применяет подобный документ для 2 НДФЛ, его можно просто вести дальше и использовать при сдаче 6 НДФЛ. Либо по желанию, заводится отдельный документ.
Когда бухгалтер все же решит составить отдельный регистр на 6 НДФЛ, целесообразно указать в нем те же сведения, которые содержатся в бланке отчета. Поскольку форма сдается по всем работникам компании, графу с информацией по налогоплательщику (сотруднику) нужно заменить и указать графу с количеством работников, которым выплачивался доход.
Другие особенности заполнения отчета, какие необходимо учесть при составлении налогового регистра:
- Сдается каждые три месяца;
- заполняется нарастающим итогом по налоговым ставкам;
- заполняется по каждой разновидности дохода.
Образец заполнения налогового регистра для 6 НДФЛ
Скачать бланк налогового регистра для 6 НДФЛ.
Какова ответственность при отсутствии документа
Отчет должен заполняться по данным регистра, поэтому его отсутствие является нарушением законодательства, и виновник несет ответственность в соответствии со ст. 120 НК РФ. Это карается штрафными санкциями в размере 10 – 40 тыс. рублей. На каждого правонарушителя штраф накладывается в индивидуальном порядке, в зависимости от длительности нарушения и того, как оно повлияло на расчет налоговой базы.
Налоговый агент может оспорить наложенные на него санкции в судебном порядке в следующих случаях:
- Регистры есть и ведутся в организации, но они не зафиксированы в учетной политике. В этом случае претензии контролеров не правомерны, так как это требование не носит обязательный характер. Однако, во избежание судебных споров, лучше утвердить формы документов в УП;
- Документ ведется, но сведения в графах заполнены не полностью. Инспекция может посчитать такой документ не действительным, так как он нарушает требование по полноте учета. Недействительный регистр приравнивается к отсутствию документа, а за это полагается штраф. Но, если речь идет о дополнительных сведениях, а не обязательных, это не может служить основанием для признания такого регистра недействительным;
- Отсутствие “построчных” регистров. В ходе проверки у налоговиков, могут возникнуть вопросы по заполнению той или иной строки, и они могут запросить дополнительный документ, расшифровывающий ее. При отсутствии такового, накладывают штраф. Однако НК РФ не содержит такого требования, значит, данная позиция ИФНС незаконна.
Важно! Если отсутствуют обязательные сведения, регистр будет признан недействительным, и оспорить штраф не получится.
Заключение
Сведения в отчетности по НДФЛ должны соответствовать информации в регистре. Его заполнение является обязательным для всех налогоплательщиков. Бланк утверждается самостоятельно. На предприятии может вестись один регистр по подоходному налогу или несколько по каждому виду отчетов. За отсутствие или неверное заполнение, предусмотрена ответственность в виде штрафа.